Автоматизация документооборота
Любая организация отражает процесс осуществления своей деятельности (в том числе в финансовой, кадровой, юридической, производственной и иных сферах) в различного рода документах. Важно уделять внимание локальным документам на всех этапах жизненного цикла предприятия - от государственной регистрации, непосредственного осуществления хозяйственной деятельности, заключения договоров с контрагентами и до прекращения деятельности фирмы. Важно не только правильно оформить юридически значимый документ, но и обеспечить его своевременное получение, учет и хранение. Ведь документ - это прежде всего источник информации, которая имеет юридическую и коммерческую ценность. Большую роль играет правильное его использование. Четко организованный доступ к документу обеспечивает возможность его оперативного применения в текущей деятельности и защищает компанию от возможного ущерба в результате его несанкционированного использования. Все названные аспекты работы с документами образуют систему внутреннего документооборота фирмы. Таким образом, внутренний документооборот должен иметь определенную процедуру и осуществляться в конкретные сроки, не противоречащие действующему законодательству, которые могут определяться руководителями структурных подразделений предприятия. Ведение и строгое соблюдение графика документооборота позволит наладить и упорядочить рабочий процесс. На сегодняшний день автоматизация документооборота на предприятии так же необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, т.к. подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить эти проблемы, а также: обеспечит слаженную работу всех подразделений; упростит работу с документами, повысит ее эффективность; повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов; повысит оперативность доступа к информации; позволит разграничить права доступа сотрудников к информации. Вывод: автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности. На сегодняшний день внедрение систем автоматизации документооборота на предприятии является необходимым. Организация документооборота дает реальные выгоды и реальный экономический эффект. Фирма 1С более 20 лет занимается разработкой программ делового назначения. Программный продукт «1С:Документооборот 8» на новой технологической платформе «1С:Предприятие 8.2» является преемником программного продукта «1С:Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота. «1С:Документооборот 8» позволяет: упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе; сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов; повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей. «1С:Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации. «1С:Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины: централизованное безопасное хранение документов, оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей, регистрация входящих и исходящих документов, просмотр и редактирование документов, контроль версий документов, работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д., полнотекстовый поиск документов по их содержанию, коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов, маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности, автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера, учет и контроль рабочего времени сотрудников. Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам, например: ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р 51141-98, Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Требования ГСДОУ, Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти и др. «1С:Документооборот 8» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет с использованием веб-браузеров или тонкого клиента.
Слепышев Виктор Алексеевич
Должность:
директор ООО «Бизнес программы»
Компания:
ООО "БИЗНЕС ПРОГРАММЫ"
Сайт:
www.brog.ru
Для получения контактных данных
(email, телефон и адрес),
зарегистрируйтесь