Золотые правила управления проектами (часть 1)
Сейчас во многих компаниях принято проектное управление. Как построить работу по проекту с максимальным результатом? ПРАВИЛО 1: Создайте хороший бизнес-план Убедитесь в том, что в основе вашего проекта лежит продуманный бизнес-план, обеспеченный сильной финансовой поддержкой. Экономическое обоснование - фундамент проекта. Оно должно содержать список ожидаемых выгод. На него должны ориентироваться все, кто вовлечен в проект. Это - первоочередная причина, по которой проект вообще запущен. В ходе работы проект меняет свой статус, реализует изменения, производит продукт или дает иной результат. Бизнес-план должен внятно объяснить, что будет происходить с проектом и почему. Составление бизнес-плана - это и есть история успеха. Хорошо написанный бизнес-план, возможно, является самым эффективным методом для создания визуального представления о результатах работы. Убедитесь в том, что вы хорошо изучили все ключевые вопросы перед составлением бизнес-плана проекта. ПРАВИЛО 2: Определите факторы, критичные для успеха проекта Определите, какие ключевые факторы способны повлиять на успех вашего проекта. Убедитесь в том, что они измеряемы. Например, «15% снижение стоимости сырья к концу года». Используйте информацию об этих факторах после завершения работы над проектом, чтобы измерить степень его успешности. Результаты проекта должны быть такими, чтобы их можно было выразить в конкретных цифрах. Остальные параметры будут второстепенными по отношению к критическим факторам успешности. Соблюдение этого правила поможет составить реалистичный контракт с заказчиком. Мой любимый вопрос звучит так: «Можете ли вы описать критические факторы успешности проекта в 25 словах?» ПРАВИЛО 3: Создайте хороший проектный план Согласно поговорке, «время, потраченное на разработку плана, - это время, проведенное с пользой». Убедитесь в том, что у вас есть четкий план работ, что все его детали тщательно продуманы, и что все, кто вовлечен в проект, хорошо понимают направление усилий. Хороший проектный план содержит следующую информацию: четко задокументированные этапы и результаты проекта; реалистичные сроки; точную оценку стоимости; детальный план ресурсов; систему раннего оповещения, которая помогает отслеживать отставание по срокам; способы отслеживать прогресс и фокусировать команду на поставленных задачах. Недостатки планирования приведут к проблемам. Убедитесь, что вы предусмотрели погрешности во всех расчетах. Рекомендую устанавливать погрешности в размере 10-15%. Лучше смотреть на положение дел слегка пессимистически, но закончить проект вовремя, чем оставаться оптимистом и упустить сроки. Однако, будьте осторожнее: слишком большая погрешность может привести к заниженным оценкам, что так же плохо, как и завышенные ожидания. ПРАВИЛО 4: Управляйте ожиданиями Управление ожиданиями - цель номер 1 в работе проектного менеджера. Один из способов ее достичь - разбить проект на несколько подпроектов с более мелкими фазамии результатами. Этот метод известен как «гибкий подход». Вы управляете ожиданиями, достигая промежуточных результатов, что позволяет заказчику видеть прогресс работы, задавать вопросы и обсуждать проблемы. ПРАВИЛО 5: Мотивируйте команду Замотивированная команда сделает все возможное, чтобы завершить проект в срок, уложиться в бюджет и обеспечить надлежащее качество. Мотивируйте команду, максимально вовлекая сотрудников в процесс работы. Разбивайте проект на мелкие этапы, чтобы создать у команды ощущение прогресса. Помните о необходимости регулярной коммуникации - не забывайте сообщать команде, когда вы одобряете их действия. Не стоит сводить общение только к порицаниям. ПРАВИЛО 6: Выясняйте, а не придумывайте Это особенно верно в отношении проектного менеджмента. Хорошо налаженная коммуникация с заказчиками, конечными пользователями, спонсорами и, в особенности, с проектной командой очень важна для успеха проекта. Все ли в команде хорошо понимают вас? Хорошо ли сотрудники понимают, чего от них ждут, или вы считаете, что они понимают? Хорошо ли налажена связь между сотрудниками, общение с заказчиком и другими отделами? Важность хорошей коммуникации невозможно переоценить, поэтому общайтесь с заинтересованными лицами так много, как это необходимо. Не думайте, что люди всегда понимают, чего от них хотят. Продолжение следует
Ловушкина Лариса Ивановна
Должность:
директор КА «IMCommunications»,
член гильдии Российских маркетологов
член гильдии Российских маркетологов
Компания:
Консалтинговое агентство «IMCommunications»
Сайт:
www.imc.vl.ru
Для получения контактных данных
(email, телефон и адрес),
зарегистрируйтесь